Como Organizar Informações e Tarefas

Às vezes, podemos ficar sobrecarregados com o volume de informações, ideias e compromissos que surgem. Veja como eu organizo e priorizo ​​minhas tarefas.

A melhor maneira de organizar seu dia de trabalho é priorizar as tarefas a serem executadas naquele dia específico, sem perder de vista os eventos, compromissos, notas e desenhos em guardanapos espalhados por aí.

Mas, primeiro, precisamos definir algumas estratégias para capturar informações e transformar essas informações em tarefas executáveis, para que possamos definir uma agenda fixa para trabalhar nisso e acompanhar seu progresso também.

1. Capturando ideias e informações

Todos nós perdemos a noção das coisas que precisamos lembrar, considerando nosso Moleskine, post-its na geladeira, inúmeros e-mails na caixa de correio, esperando por ação, em conjunto com as listas de tarefas em nossos telefones, blocos de notas, pedaços aleatórios de papel ao redor da mesa, sem mencionar novas ideias surgindo em nossas cabeças ao mesmo tempo. É muita coisa, e precisamos sentar, fazer um brainstorming por um tempo, listar, categorizar, priorizar e programar tudo de uma forma decente.

Dito isso, vamos fazer uma lista de todas as ferramentas nas quais podemos obter novas informações:

• Email

• Bloco de notas

• Notebooks

• To-Do Lists

• Planilhas

• Kanban Boards

• Ferramentas colaborativas

Observe que, quanto mais ferramentas e sistemas você mantiver, mais difícil será organizar e preparar seu dia.

2. Transforme ideias em tarefas agendadas

Agora, precisamos reservar de 15 a 20 minutos por dia para transformar essas informações em tarefas e agendá-las no seu calendário.

• Bloqueie de 15 a 20 minutos do seu calendário para organizar seu dia antes de começar a trabalhar

• Separe as tarefas em categorias - Gosto de criar categorias como pessoal, trabalho, estudo para dividir minhas tarefas e torná-las supervisíveis no calendário

• Priorize suas tarefas - Coisas que você precisa fazer hoje, esta semana, na próxima semana, neste mês ou em um dia e hora específicos, para reuniões, eventos e compromissos

• Adicione uma data a cada tarefa - Para tarefas recorrentes, como postagens de blog ou exercícios, defina um bloco de tempo para trabalhar nisso diariamente ou semanalmente

• Reflita essas tarefas no seu calendário - Prefiro calendários digitais, como o Google Agenda ou o da Apple, porque é fácil verificar e sincronizar eventos no seu telefone

• Codifique suas tarefas por cores no calendário, de acordo com as categorias das tarefas

• Para lembretes mais importantes, adicione alarmes e notificações às suas tarefas

• Siga seu calendário para guiá-lo ao longo do dia - Lembre-se de que você planejou com antecedência, então não precisa se preocupar com isso agora, apenas se concentre na tarefa em mão

• Comprometa-se a organizar seu calendário diariamente, para adicionar mais tarefas capturadas com suas ferramentas

• Adapte seu calendário de acordo com seu estilo de vida. Tenha em mente que seu sistema foi feito para trabalhar em conjunto com você, não para atrapalhá-lo. Quando a agenda não funcionar, altere o bloco de tempo definido para as tarefas fixas até encontrar a melhor rotina de trabalho.

3. Espaço para notas

É importante ter um espaço para anotar os detalhes sobre suas tarefas, como notas, links de sites, imagens e ideias-chave sobre algum tópico. Para fazer isso, gosto de usar meu aplicativo Note do [iPhone-iPad-MacBook] para questões pessoais, Notion para projetos e o aplicativo OneNote para Windows no meu laptop de trabalho. É importante usar ferramentas onde você pode segmentar páginas em pastas diferentes.

3. Acompanhe o seu progresso

Gosto de acompanhar o progresso do meu trabalho no Notion e em planilhas, dependendo da categoria e do nível de complexidade da tarefa. É importante atualizar seu progresso todos os dias e todas as semanas. Seja responsável por suas ações e você verá os resultados em um curto período de tempo.